01
Eingehende Kommunikation
Die KI nimmt jeden Anruf, jede Nachricht und jede Mail an, erkennt das Anliegen, prüft die Identität und erledigt definierte Prozessschritte – rund um die Uhr.
Telefon · WhatsApp · Webchat · E-Mail
Jeder Kanal.
Ein Vorgang.
Erledigt.
TalkPilot nimmt Anrufe und Nachrichten an, versteht das Anliegen, arbeitet direkt in Ihren Systemen – und übergibt an Menschen, wenn es darauf ankommt. Eingerichtet und betreut von uns.
- DSGVO-konform · Serverstandort Nürnberg (DE)
- Qualitäts-Gate: über 90 % Genauigkeit vor jedem Go-live
- In 4–5 Werktagen einsatzbereit
- Eigene Technologie, persönlicher Ansprechpartner
Die Ausgangslage
Anrufe verhallen auf der Mailbox, WhatsApp läuft nebenher, E-Mails stapeln sich – und niemand kann sagen, was eigentlich zugesagt wurde. Das Problem ist nicht fehlende Kommunikation. Es ist Kommunikation, die nicht mehr skaliert.
Das Prinzip
Ein Kontakt.
Ein Vorgang.
Ein Kontext.
Egal, über welchen Kanal eine Anfrage hereinkommt: Sie wird zu einem Vorgang – identifiziert, bearbeitet, dokumentiert. Ihre Systeme bleiben, wie sie sind; TalkPilot arbeitet darin statt daneben. Und wo ein Mensch gebraucht wird, übernimmt Ihr Team mit vollem Kontext.
Keine Systemablösung · keine Migration · kein Umgewöhnen
02
Ausgehende Kampagnen
Terminerinnerungen, Rückrufe, Lead-Qualifizierung und Nachfassen bei offenen Vorgängen – die KI ruft aktiv an, wo es sich für Sie rechnet.
03
Systemintegration
CRM, ERP, Kalender, Ticketsystem oder Individual-Software bleiben unverändert im Einsatz – TalkPilot löst die passende Aktion direkt darin aus.
04
Managed Service
Analyse, Aufbau, Tests mit echten Anrufern und laufender Betrieb kommen aus einer Hand – Sie konfigurieren nichts und bekommen ein Ergebnis.
Transparenz
Jeder Kontakt wird zum nachvollziehbaren Vorgang.
Bei hohem Kontaktvolumen entscheidet nicht, ob ein Gespräch stattgefunden hat – sondern ob es hinterher überprüfbar ist. So sieht ein echter Vorgang bei einem Energieversorger aus: vier Minuten, kein Mitarbeiter beteiligt, alles belegt.
Zeitgleich liefen zwölf weitere Gespräche.
VORGANG #4021 · Anpassung des monatlichen Abschlags · Kundenservice
- 09:12 TELEFON Anruf angenommen Einer von 340 Kontakten an diesem Vormittag.
- 09:12 CRM Kunde identifiziert Zuordnung über Kunden- und Vertragsnummer.
- 09:13 VERIFIKATION Sicherheitsabfrage bestanden Zwei Merkmale geprüft, Ergebnis protokolliert.
- 09:14 ABRECHNUNG Vertragsdaten geprüft Verbrauchshistorie und laufender Abschlag abgerufen.
- 09:15 PROZESS Änderung ausgeführt Neuer Abschlag gesetzt, wirksam zum Folgemonat.
- 09:16 E-MAIL Bestätigung versendet Vorgang geschlossen, Beleg im System abgelegt.
✓ Vorgang geschlossen · dokumentiert · jederzeit nachvollziehbar
Done for you
Sie kaufen keine Software. Sie bekommen ein Ergebnis.
Keine Prompts schreiben, keine KI konfigurieren, keine Schnittstellen selbst verdrahten: Wir analysieren, bauen, testen und betreiben Ihre Lösung – und schalten erst live, wenn sie unser Qualitäts-Gate besteht.
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Schritt 01
Analyse
Wir sehen uns Ihre Abläufe, Anliegen und Systeme an – bevor irgendetwas gebaut wird.
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Schritt 02
Konzeption
Gesprächslogik, Weiterleitungen und Prozessschritte werden auf Ihren Betrieb zugeschnitten.
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Schritt 03
Integration
Kalender, CRM oder Ticketsystem werden angebunden – Ihre Systeme bleiben, wie sie sind.
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Schritt 04
Testing
Echte Menschen rufen testweise an und prüfen Verhalten, Antworten und Sonderfälle aus Kundensicht.
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Schritt 05
Go-live
Live geht die Lösung erst, wenn sie unser Qualitäts-Gate besteht – über 90 % Erkennungs- und Antwortgenauigkeit.
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Schritt 06
Betrieb & Optimierung
Wir überwachen die Qualität im laufenden Betrieb und schärfen kontinuierlich nach.
Qualitäts-Gate
Vor jedem Go-live muss die Lösung nachweislich über 90 % Erkennungs- und Antwortgenauigkeit erreichen. Erst dann geht sie ans Netz – vorher nicht.
Externe Tester
Echte Menschen rufen testweise an und prüfen Verhalten, Antworten und Sonderfälle aus Kundensicht. Qualität wird nicht behauptet – sie wird getestet.
Das Ergebnis
- erreichbar – auch nachts und am Wochenende
- 24/7 erreichbar – auch nachts und am Wochenende
- verlorene Vorgänge durch verpasste Anrufe
- 0 verlorene Vorgänge durch verpasste Anrufe
- weniger Kosten als klassische Bearbeitung
- bis 90 % weniger Kosten als klassische Bearbeitung
- bis sich die Einführung bezahlt macht
- 2–3 Mon. bis sich die Einführung bezahlt macht
Kundenstimmen
Das sagen Betriebe, die es täglich nutzen.
„So einfach und so schnell eine neue Telefonmitarbeiterin zu bekommen, geht nur mit TalkPilot. Die Zeitersparnis für unser Team ist unbezahlbar."
André Urban Geschäftsführer, Rollladen-Handel Porz GmbH Vorher
- · Anrufe blieben liegen, sobald das Team auf der Baustelle war
- · Neue telefonische Erreichbarkeit aufzubauen hätte Wochen gedauert
Nachher
- · Alle Anrufe laufen in Echtzeit im Dashboard auf
- · Die digitale Telefonkraft war in wenigen Tagen einsatzbereit
„Die Telefon-KI ist eine echte Entlastung im Alltag. Auch wenn ich nicht ans Telefon gehen kann, werden Anliegen sauber aufgenommen und strukturiert übermittelt. In Notfällen werden Anrufe automatisch weitergeleitet – das funktioniert in der Praxis hervorragend."
Daniel Lüghausen Geschäftsführer, DL Sanierungs GmbH Vorher
- · Anrufe blieben unbeantwortet, wenn niemand im Büro war
- · Rückrufe kamen oft erst abends – zu spät für viele Kunden
Nachher
- · Jedes Anliegen wird rund um die Uhr strukturiert erfasst
- · Notfälle erreichen sofort die richtige Person
„Eingehend übernimmt TalkPilot die Identifikation der Anrufenden, erfasst das Anliegen und gibt Auskunft zum Stand eines Vorgangs. Ausgehend ruft die KI aktiv nach – bei offenen Rückmeldungen und Ratenvereinbarungen."
Vorher
- · Identifikation, Erfassung und Auskunft liefen komplett manuell
- · Tägliches Nachfassen band spürbar Kapazität im Team
Nachher
- · Routineanrufe laufen automatisiert – eingehend wie ausgehend
- · Das Team konzentriert sich auf die Fälle, die Aufmerksamkeit brauchen
„TalkPilot hilft uns nicht nur, wenn gerade niemand erreichbar ist. Auch tagsüber nimmt die KI Störungsmeldungen entgegen und leitet sie direkt an die richtige Stelle weiter – nahtlos eingebunden in unsere Systeme."
Vorher
- · Routineanfragen banden auch tagsüber Kapazität
- · Die Weiterleitung an die richtige Stelle lief manuell
Nachher
- · Störungsmeldungen nimmt die KI direkt entgegen – Tag und Nacht
- · Jeder Vorgang landet sofort bei der richtigen Person
Branchen
Trainiert auf Ihren Alltag.
Vom Heizungsnotdienst bis zum Bürgertelefon: TalkPilot kennt die Anliegen, den Jargon und die Abläufe Ihrer Branche.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet.
Mehr Details zu Ihrer Branche finden Sie auf den Branchenseiten – oder im Wissensbereich.
Behalte ich meine bestehende Telefonnummer und meine Kanäle?
Ja. Ihre Nummer wird per Weiterleitung angebunden – bei jedem Anruf oder nur, wenn Sie nicht abheben. WhatsApp, Webchat und E-Mail koppeln wir an Ihre bestehenden Adressen, Ihre Kunden erreichen Sie wie gewohnt.
Wie natürlich klingt die KI am Telefon?
Die Stimme betont natürlich, macht Pausen an den richtigen Stellen und geht auf Rückfragen ein. Viele Anrufer bemerken nicht, dass sie mit einer KI sprechen – und im Chat oder per E-Mail passt sich Tonalität und Länge dem Kanal an.
Was passiert, wenn die KI nicht weiterweiß?
Dann übergibt sie an einen Menschen – mit vollem Kontext, sodass sich niemand wiederholen muss. Für Notfälle richten wir auf Wunsch eine direkte Durchstellung ein.
Wie schnell ist TalkPilot einsatzbereit?
In der Regel innerhalb von 4–5 Werktagen – bewusst begleitet: Wir richten ein, testen mit echten Anrufen und schalten erst live, wenn unser Qualitäts-Gate besteht.
Sind meine Kundendaten sicher?
Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet, verschlüsselt übertragen und in Deutschland gespeichert (Hetzner, Nürnberg). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive; auf Wunsch löschen wir Ihre Daten in Echtzeit.
Für wen lohnt sich TalkPilot?
Für Betriebe, bei denen Kommunikation zum Engpass wird – vom Handwerksbetrieb, in dem niemand ständig ans Telefon kann, bis zum Unternehmen, bei dem Anfragen über viele Kanäle und Mitarbeiter verteilt untergehen.
Selbsttest
Klingt das nach Ihrem Alltag?
Wählen Sie aus, was bei Ihnen zutrifft.
Das klingt nach einem kritischen Geschäftsprozess. Lassen Sie uns in einem kurzen Gespräch ansehen, wie TalkPilot das bei Ihnen übernimmt – unten finden Sie drei Wege zu uns.
Kontakt
Lassen Sie uns Ihre Kommunikation neu aufsetzen.
Keine Demo-Show, keine Folienschlacht – ein Gespräch auf Augenhöhe über Ihre Abläufe. Oder Sie überzeugen sich selbst und rufen einfach unsere KI an.
Weg 1 · Testanruf
Rufen Sie unsere KI an
Die beste Demo ist ein echtes Gespräch: Unter dieser Nummer nimmt TalkPilot selbst ab – jederzeit.
(0221) 95672249Weg 2 · Gespräch
Persönliches Gespräch
30 Minuten mit einem Gründer: Wir sehen uns Ihre Abläufe an und sagen ehrlich, wo Automatisierung trägt – und wo nicht.
Termin wählen(öffnet in neuem Tab) Kurze Frage? Schreiben Sie uns auf WhatsApp(öffnet in neuem Tab)Weg 3 · Rückruf